8 mei 2019

Wat is de relatie tussen toezichthouders en de ondernemingsraad?

De wet op de ondernemingsraden verplicht iedere organisatie waarin in de regel ten minste 50 personen werkzaam zijn, een ondernemingsraad (OR) in te stellen. Afhankelijk van de grote van de organisatie bestaat de OR uit minimaal 3 werknemers, die door middel van verkiezingen worden gekozen. Iedere werknemer die minimaal 1 jaar werkzaam is binnen de organisatie mag zich verkiesbaar stellen. Medewerkers die 6 maanden werkzaam zijn, mogen stemmen.

Relatie OR en bestuurder

De bestuurder is verplicht om bij bepaalde besluiten, de OR om advies of instemming te vragen. Het formele overleg tussen de bestuurder en de OR, noemt men een overlegvergadering. Minimaal twee keer per jaar wordt een speciale overlegvergadering gehouden, waarbij specifieke onderwerpen behandeld moeten worden. Tijdens dit zogenoemde algemene-gang-van-zaken-overleg, moet de bestuurder onder andere laten weten welke besluiten er in voorbereiding zijn die advies of instemming nodig hebben.

Relatie OR en interne toezichthouders

De Sociaal Economische Raad (SER) heeft een handreiking (2017) geschreven voor leden van een Raad van Commissarissen (RvC) en Raad van Toezicht (RvT) over het vestigen en versterken van de relatie met de OR. Goed onderling contact kan volgens de SER bijdragen aan goede arbeidsverhoudingen en het bewaken van de koers en continuïteit van de onderneming op lange termijn. Beide raden (OR en RvC/RvT) hebben een interne toezichthoudende rol. Beide kijken vanuit een andere invalshoek en beschikken over andere informatie. Hun gedeelde belang is het goed functioneren van de organisatie en dus ook van de Raad van Bestuur of Directeur-Bestuurder. De RvC/RvT en de OR treffen elkaar in de volgende situaties:

1. Bij het algemene-gang-van-zaken-overleg

Artikel 24 lid 2 van de WOR bepaalt dat een vertegenwoordiger van de RvC aanwezig dient te zijn bij algemene-gang-van-zaken-overleg tussen de OR en de bestuurder. De SER schrijft hierover in haar handreiking: “De WOR spreekt over commissarissen (bij NV, BV, coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij) en over bestuursleden (bij de vereniging en de stichting). […] In de praktijk hebben vooral grotere stichtingen en verenigingen een RvT, die een in de regel met de RvC vergelijkbare positie en bevoegdheden heeft. De wetgever heeft het voornemen de structuur van beide categorieën rechtspersonen op dit punt meer gelijk te trekken. In het kader van deze handreiking wordt er van uitgegaan dat de verplichtingen, die op grond van artikel 24 WOR toekomen aan het bestuur, op de RvT rusten, indien verenigingen en stichtingen hebben gekozen voor een model met een RvT”.

2. Bij de overlegvergadering over adviesplichtige besluiten

De OR mag pas advies of instemming geven op een voorgenomen besluit, nadat over de aangelegenheid ten minste éénmaal overleg is geweest in een overlegvergadering. Indien de OR advies moet geven over een voorgenomen besluit, moet een vertegenwoordiger van de RvC aansluiten bij de overlegvergadering (artikel 25 lid 4) waar over het voorgenomen besluit wordt gesproken.

3. Bij de werving van een nieuwe bestuurder

Een RvC/RvT vervult in veel gevallen de rol van werkgever ten opzichte van het bestuur. Vannuit deze rol krijgt een RvC/RvT te maken met de OR. De OR moet namelijk op basis van artikel 30 van de WOR in de gelegenheid worden gesteld om advies uit te brengen over het voorgenomen besluit tot benoeming of ontslag van een bestuurder.

Het kan voorkomen dat met de benoeming van een nieuwe bestuurder, ook een wijziging in de verdeling van bevoegdheden plaats vindt (bijvoorbeeld door de overgang van een directeur-bestuurder naar een raad van bestuur). Als dit zo is moet over deze wijziging ook advies worden gevraagd aan de OR.

4. Bij de werving van een nieuwe toezichthouder

Op basis van onder andere artikel 158 lid 5 en 6 van het Burgerlijk Wetboek II, kan de OR aan de RvC personen aanbevelen om als commissaris te worden voorgedragen. Voor een derde van het aantal leden van de RvC geldt dat ze op de voordracht van de OR moeten worden ingevuld. De SER noemt deze functionaris in haar handreiking een ‘voordrachtscommissaris’.

De RvC is verplicht tijdig aan de OR mee te delen wanneer, ten gevolge waarvan en overeenkomstig welk profiel een commissaris wordt gezocht. De RvC kan bezwaar maken tegen de aanbeveling van de OR, op grond van de verwachting dat de aanbevolen persoon ongeschikt zal zijn voor de vervulling van de taak of dat de benoeming ervoor zou zorgen dat de RvC niet naar behoren is samengesteld. Als de RvC bezwaar maakt, moet dit onder opgave van redenen medegedeeld worden aan de OR en treedt de RvC in overleg met de OR om overeenstemming over de voordracht te krijgen. Indien de RvC constateert dat geen overeenstemming kan worden bereikt, verzoekt de RvC de ondernemingskamer het bezwaar gegrond te verklaren.

Hoewel in artikel 158 alleen gesproken wordt over een RvC, is het net als bij artikel 24 van de WOR raadzaam om de werkwijze ook toe te passen op een rechtsvorm met een RvT.